Multas por no fichar en hostelería: cuánto te puede costar

El marco sancionador: infracción grave, LISOS y cuantías reales

No llevar el registro horario, llevarlo de forma incompleta o no poder presentarlo cuando lo pide la Inspección son infracciones graves según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las infracciones graves tienen el siguiente rango de sanción:

Grado mínimo: de 751 € a 1.500 €

Grado medio: de 1.501 € a 3.750 €

Grado máximo: de 3.751 € a 7.500 €

El inspector decide el grado en función de la gravedad de la infracción, la negligencia del empresario, el número de trabajadores afectados, el daño causado y si ha habido reincidencia. Un restaurante sin ningún registro, con varios empleados, que ya tuvo un aviso previo puede encontrarse directamente en grado máximo.

Importante: estas son las sanciones administrativas por la infracción en sí. No incluyen las posibles reclamaciones laborales que puedan venir después, ni las sanciones adicionales por otras irregularidades que encuentre la Inspección en la misma visita (horas extras no declaradas, contratos irregulares, etc.).

Cómo se acumulan las sanciones: el riesgo real

Aquí está el punto que más sorprende a los propietarios cuando lo entienden: las sanciones no son una única multa por empresa. Se pueden acumular de varias formas.

Por infracción independiente. Si la Inspección detecta que no llevas el registro desde hace dos años, puede levantar un acta de infracción por cada periodo o por el conjunto del periodo irregular. En la práctica, suele ser una infracción por el incumplimiento global, pero agravada.

Por trabajador afectado. El número de trabajadores sin registro correcto es un factor explícito de agravación. Un restaurante con ocho empleados sin fichaje tiene una exposición mucho mayor que uno con uno solo.

Por concurrencia con otras infracciones. Si en la misma visita la Inspección detecta horas extras no declaradas, contratos a tiempo parcial mal registrados o ausencia de cuadrantes, cada infracción genera su propio expediente. Una visita puede terminar con tres o cuatro actas abiertas simultáneamente.

En reclamaciones laborales por horas extras. Este es el riesgo más subestimado. Si un exempleado reclama horas extras no pagadas y no tienes registro horario, la ley permite que la presunción opere a favor del trabajador. Sin registro que demuestre lo contrario, tienes pocas defensas. Una reclamación de este tipo puede superar con creces las multas de la Inspección y se puede extender varios años atrás.

La exposición real de un restaurante que lleva dos años sin registro horario y con cinco empleados puede fácilmente superar los 20.000 € si se combinan la multa administrativa, las agravaciones y una reclamación laboral.

Qué desencadena una inspección en hostelería

Las inspecciones en restaurantes llegan por tres vías principales, y entenderlas ayuda a calibrar el riesgo real:

Campañas sectoriales programadas. La Inspección de Trabajo publica planes anuales de actuación donde hostelería aparece como sector prioritario desde hace varios años. Esto se traduce en visitas sistemáticas a locales de una zona, muchas veces en temporada alta o en fechas concretas (verano, Semana Santa, Navidad). No necesitas haber hecho nada mal: te puede tocar por estar en el sector.

Denuncia de un trabajador o exempleado. Esta es la vía más habitual. Un empleado descontento —después de un despido, de un conflicto de nómina, de una baja— puede presentar una denuncia en la Inspección. La denuncia puede ser anónima. La Inspección está obligada a investigarla y suele hacerlo con efecto retroactivo hasta cuatro años.

Cruce de datos con la Seguridad Social. La Inspección cruza los datos del Registro de Jornada con los TC1/TC2 y los contratos. Si hay discrepancias —horas declaradas a la Seguridad Social que no cuadran con los registros, o contratos a tiempo parcial que parecen trabajar a jornada completa— puede abrirse una actuación de oficio sin que nadie haya denunciado nada.

En zonas turísticas o en ciudades con mucha actividad hostelera, las visitas sin previo aviso son habituales durante los turnos de noche o en fines de semana. El inspector llega al local y pide los registros en ese momento.

Cómo protegerte: qué tener listo cuando llegue la Inspección

La única protección real es tener el sistema funcionando antes de que lleguen. No hay forma de regularizar retroactivamente un registro que no existe. Pero sí puedes prepararte para que, cuando llegue la visita, todo esté en orden:

Ten el registro accesible en el momento. Si viene la Inspección, necesitas poder presentar los registros de las últimas semanas (o meses, o años) sin tener que buscar nada. Un sistema digital permite exportar un informe en segundos. Una caja de papeles no.

Asegúrate de que los registros cuadran con las nóminas. Las discrepancias entre el registro horario y las horas declaradas en nómina son bandera roja. Revisa periódicamente que ambos sistemas están alineados.

Conserva los datos desde el primer día. No empieces el sistema hoy pensando que ya gestionarás el archivo más adelante. La obligación de conservación empieza desde el primer registro y dura cuatro años.

Forma a tu equipo. Si los empleados no saben cómo funciona el sistema o no fichan de forma consistente, el registro no es fiable aunque el software sea bueno. Asegúrate de que todos saben cómo fichar y qué hacer si se olvidan.

Ten un protocolo para olvidos. Los empleados van a olvidar fichar algún día. Necesitas un proceso para registrar y justificar esas ausencias sin que dejen un hueco en el registro.